Gestire un ristorante non significa soltanto riempire la sala, aumentare gli incassi e cercare di avere sempre più clienti.
Il vero obiettivo è capire quanto rimane realmente dopo aver sostenuto tutti i costi dell’attività.
Un ristorante può avere un buon fatturato, una sala piena e un grande movimento di clienti e, nonostante questo, produrre margini molto bassi.
È proprio per questo che il controllo di gestione del ristorante rappresenta uno degli strumenti più importanti per chi vuole gestire l’attività con maggiore consapevolezza.
Non basta sapere quanto hai incassato.
Devi sapere quanto hai speso, dove hai speso, quanto margine hai generato e quali aree stanno influenzando maggiormente la redditività.
Che cos’è il controllo di gestione di un ristorante?
Il controllo di gestione è il processo attraverso il quale vengono raccolti, analizzati e confrontati i principali dati economici dell’attività.
L’obiettivo non è semplicemente creare tabelle o controllare numeri.
Serve soprattutto a rispondere a domande concrete:
- Quanto sta realmente guadagnando il ristorante?
- Quali sono i costi più elevati?
- Il food cost è sotto controllo?
- Il costo del personale è sostenibile?
- Quali piatti producono maggiore margine?
- Il prezzo dei prodotti è corretto?
- Ci sono sprechi che stanno riducendo la redditività?
- Il fatturato sta crescendo insieme al profitto oppure no?
Senza un sistema di controllo, molte decisioni vengono prese sulla base delle sensazioni.
Con un sistema di controllo, invece, le decisioni possono essere supportate dai dati.
Fatturato e profitto non sono la stessa cosa
Questo è uno degli aspetti più importanti da comprendere.
Un aumento del fatturato non significa automaticamente un aumento del guadagno.
Immaginiamo un ristorante che riesca ad aumentare considerevolmente le vendite.
Se contemporaneamente aumentano:
- costo delle materie prime;
- costo del personale;
- utenze;
- commissioni;
- sprechi;
- costi di acquisto;
- costi di gestione;
il risultato finale potrebbe essere molto diverso da quello che il titolare si aspetta.
Per questo il controllo di gestione deve andare oltre il semplice dato degli incassi.
Il fatturato indica quanto vendi. Il controllo di gestione ti aiuta a capire quanto ti rimane.
Quali costi bisogna monitorare in un ristorante?
Per comprendere la redditività dell’attività è necessario avere una visione completa dei costi.
Non esiste soltanto il costo delle materie prime.
Tra le principali voci da monitorare troviamo:
Food cost
È il costo delle materie prime utilizzate per realizzare i prodotti venduti.
È uno degli indicatori fondamentali della gestione economica di un ristorante perché permette di capire quanto incidono gli ingredienti sul prezzo di vendita.
Ma il food cost, da solo, non è sufficiente.
Costo del personale
Il personale rappresenta un’altra voce fondamentale.
Bisogna considerare non soltanto gli stipendi, ma il costo complessivo del lavoro e la sua incidenza sull’attività.
È importante capire se l’organizzazione dei turni, delle ore lavorate e delle risorse impiegate è coerente con il volume di lavoro prodotto.
Costi fissi
Sono quei costi che l’attività deve sostenere indipendentemente dal numero di coperti.
Ad esempio:
- affitto;
- assicurazioni;
- software;
- consulenze;
- alcuni servizi;
- canoni;
- finanziamenti.
Costi variabili
Sono invece i costi che tendono a modificarsi in relazione al volume dell’attività.
Materie prime, alcuni consumi e determinati servizi possono rientrare in questa categoria.
Sprechi e perdite
Questa voce viene spesso sottovalutata.
Prodotti scaduti, errori di preparazione, porzioni non utilizzate, sovrapproduzione e gestione non corretta delle materie prime possono incidere direttamente sulla redditività.
Ed è proprio qui che il controllo di gestione può evidenziare problemi che altrimenti rimarrebbero nascosti.
Il food cost deve essere controllato, non soltanto calcolato
Conoscere il food cost di un piatto è importante.
Ma il vero valore sta nel controllarlo nel tempo.
Una ricetta può avere un determinato costo teorico, ma nella gestione quotidiana possono verificarsi differenze dovute a:
- variazioni dei prezzi di acquisto;
- quantità utilizzate;
- errori di preparazione;
- scarti;
- porzioni;
- sprechi;
- differenze nelle modalità di lavoro.
Per questo è importante confrontare ciò che dovrebbe accadere con ciò che accade realmente.
Il controllo del food cost diventa così parte integrante del controllo di gestione del ristorante.
Il margine dei piatti è più importante del semplice prezzo
Un altro errore frequente consiste nel valutare un piatto esclusivamente in base al suo prezzo di vendita.
Un piatto venduto a un prezzo elevato non necessariamente genera il margine migliore.
Bisogna considerare il rapporto tra:
prezzo di vendita + costo della preparazione + capacità del piatto di generare margine.
Questo permette di capire quali prodotti contribuiscono maggiormente alla redditività.
L’analisi del menu può quindi diventare uno strumento strategico.
Non tutti i piatti devono essere valutati soltanto in base a quanto vengono venduti.
Bisogna capire quanto contribuiscono realmente al risultato economico del ristorante.
Il costo del personale deve essere letto insieme al fatturato
Anche il costo del personale non dovrebbe essere osservato come un numero isolato.
Un determinato costo può essere sostenibile in un contesto e diventare problematico in un altro.
Per questo è necessario metterlo in relazione con:
- fatturato;
- numero di coperti;
- giorni e orari di apertura;
- organizzazione del lavoro;
- produttività;
- stagionalità;
- livello di servizio.
Il controllo di gestione serve proprio a creare queste connessioni.
Quali indicatori dovrebbe monitorare un ristorante?
Non è necessario controllare centinaia di numeri.
È molto più utile individuare alcuni indicatori realmente significativi e monitorarli con continuità.
Tra questi possono rientrare:
Fatturato
Permette di conoscere il volume delle vendite.
Food cost
Aiuta a comprendere quanto incidono le materie prime.
Costo del personale
Permette di monitorare l’incidenza del lavoro.
Margine
Aiuta a comprendere quanto rimane dopo i principali costi direttamente collegati alla vendita.
Costi fissi
Consentono di conoscere il peso della struttura.
Incidenza dei costi
Permette di confrontare le diverse voci con il volume dell’attività.
Redditività
È il dato che permette di avere una visione complessiva del risultato economico.
La cosa importante non è soltanto conoscere questi numeri, ma analizzarne l’andamento nel tempo.
Il confronto mese dopo mese fa emergere i problemi
Un singolo dato può essere poco significativo.
Un andamento, invece, può raccontare molto.
Se il food cost aumenta progressivamente, il problema potrebbe essere legato ai prezzi di acquisto, agli sprechi o alle modalità di produzione.
Se il costo del personale cresce più velocemente del fatturato, potrebbe essere necessario analizzare l’organizzazione del lavoro.
Se il fatturato aumenta ma il margine diminuisce, bisogna capire cosa sta assorbendo la crescita.
È attraverso il confronto dei dati che il controllo di gestione diventa realmente utile.
Non aspettare la fine dell’anno per capire come è andato il ristorante
Uno degli errori più comuni è analizzare il risultato economico soltanto a consuntivo.
A quel punto, però, molte decisioni non possono più essere corrette.
Il controllo di gestione dovrebbe invece essere uno strumento operativo, utilizzato durante l’anno.
Monitorare periodicamente i principali indicatori permette di individuare prima le anomalie e intervenire quando esiste ancora la possibilità di correggere la situazione.
In altre parole:
non serve soltanto sapere cosa è successo. Serve capire cosa sta succedendo mentre il ristorante è ancora in attività.
Dal numero alla decisione
Il vero valore del controllo di gestione non è il numero in sé.
È la decisione che quel numero permette di prendere.
Se emerge un aumento del food cost, bisogna capire perché.
Se un piatto genera poco margine, bisogna valutare se intervenire sulla ricetta, sul prezzo o sulla sua presenza nel menu.
Se una determinata fascia oraria produce risultati insufficienti, bisogna analizzare costi e ricavi collegati a quella fascia.
Se il personale pesa troppo rispetto al volume di attività, bisogna studiare l’organizzazione.
Il dato deve diventare una decisione.
Ed è proprio questo il passaggio che trasforma il semplice controllo dei conti in una vera gestione strategica del ristorante.
Controllo di gestione e redditività: una visione completa
Un ristorante redditizio non nasce dal controllo di una sola voce.
Food cost, personale, prezzi, menu, acquisti, sprechi, fatturato e costi fissi devono essere analizzati insieme.
Il controllo di gestione permette di costruire una visione più completa dell’attività e di individuare le aree sulle quali intervenire.
Per il ristoratore significa passare da una gestione basata principalmente sull’esperienza a una gestione nella quale esperienza e dati lavorano insieme.
Vuoi capire quanto sta realmente guadagnando il tuo ristorante?
Capire se un ristorante sta realmente producendo redditività richiede un’analisi dei numeri e delle principali dinamiche economiche dell’attività.
Attraverso una Restaurant Business Analysis è possibile analizzare i principali aspetti della gestione, individuare le aree che incidono maggiormente sui risultati e costruire una visione più chiara della situazione economica del ristorante.
Conoscere i numeri è il primo passo. Capire come utilizzarli per prendere decisioni migliori è ciò che può fare la differenza nella gestione di un ristorante.
